Como reduzir o tempo de espera de um laboratório

TAT

 

O tempo é um item precioso. Não tem como repor. Ele simplesmente se vai e cada vez temos menos. Por isso, ninguém gosta de ficar muito tempo esperando em uma fila, aguardando atendimento, principalmente quando a sua saúde também está em jogo.

Reduzir o tempo de espera de um laboratório pode ser uma tarefa árdua, que requer uma revolução em várias áreas e, principalmente, um foco total no cliente e suas necessidades.

A seguir nós trouxemos algumas dicas para ajudar gestores a reduzir o tempo de espera de um laboratório, diminuindo também o turnaround time e, claro, aumentando a satisfação do cliente.

 

Faça agendamentos de exames

Algumas unidades de saúde, clínicas e laboratórios ainda atendem por ordem de chegada. Por esse método é comum ver filas se formando, inclusive, antes mesmo do local abrir as portas.

Quem nunca passou ou soube de alguém que teve que acordar cedo e esperar horas na fila para fazer um exame ou consulta, não é mesmo?

Realizar o agendamento de exames, definindo uma data e hora para cada pessoa é uma maneira extremamente eficiente de evitar filas.

Inclusive, isso permite uma organização muito maior para o laboratório, que pode se preparar para atender uma quantidade específica de pessoas, já sabendo suas necessidades.

Para o cliente é ótimo, pois evita deslocamento desnecessário. Ele irá no dia e hora marcado, sem precisar esperar muito tempo.

Para o laboratório é importante para poder organizar escala de trabalho dos funcionários, preparar materiais e equipamentos, possibilitando uma organização completa da rotina laboratorial.

Estes agendamentos podem ser realizados online ou por telefone, evitando mais uma vez, que o cliente se dirija até o local e enfrente filas.

Contudo, é importante que o laboratório tenha um software de gestão eficiente. A agenda manual pode quebrar um galho, mas é imprescindível um programa que faça o agendamento, pré-cadastre os dados do paciente, da requisição e do plano de saúde, sincronize agendas, organize todas as informações do paciente e seus exames.

 

Realize entrega de exames online

Com um software de gestão laboratorial especializado é possível fazer, além dos agendamentos, entregas de exames de forma online.

Uma das formas mais eficientes de evitar filas em seu laboratório é evitando que o cliente precise ir até ele. Ao entregar os exames de forma online ele tem muito mais comodidade, rapidez e satisfação.

 

Prepare sua equipe

Nem tudo é possível de forma online e, portanto, seu cliente precisará ir até o laboratório em alguma ocasião. Por isso, é importante que você tenha uma equipe bem treinada para atender a todos da melhor maneira possível.

O despreparo da equipe pode gerar grandes atrasos. Um atendente mal treinado, que não conhece o software utilizado, não está familiarizado com o ambiente, com os processos, pode gerar transtornos e atrasos.

Por isso, é importante um treinamento eficiente, que realmente prepare o funcionário para todas as situações que podem ocorrer.

Evite aquela velha ideia de “fazer o funcionário aprender a dirigir com o carro em movimento”. Isso pode causar acidentes! Ensine muito bem todas as funções e garanta que ele está preparado para o seu trabalho antes de colocá-lo para desempenhar integralmente suas funções.

Além disso, atendentes precisam ter uma habilidade de comunicação interpessoal avançada para gerenciar momentos de estresse, clientes alterados, dentre outras situações de risco.

Preparar a equipe consiste em treinamento constante, monitoramento das ações e resultados apresentados por cada profissional, contratação de terceirizados para funções específicas, acesso aos materiais e ferramentas essenciais ao desenvolvimento dos trabalhos, além, é claro, de valorização do ser humano.

Um profissional feliz e satisfeito faz seu trabalho muito melhor.

 

Tenha um ambiente organizado e processos bem definidos

Um ambiente organizado e processos bem definidos facilita o trabalho de todos e isso influencia no tempo de espera de um laboratório.

Quando há desorganização na sala de espera, por exemplo, clientes podem se aglomerar, ficar desconfortáveis, confusos sobre onde ir, com quem falar, o que fazer. Por isso é importante sinalizar bem os ambientes.

Além disso, mesas, armários, arquivos, locais onde se armazenam documentos, exames, materiais, amostras, tudo precisa estar sempre bem arrumado, também contendo sinalizações para facilitar a visualização e acesso a determinados itens.

E para manter tudo em ordem é preciso definir processos. Quando é feita a coleta do exame, pra onde vai o material? Como ele deve ser armazenado? Quem faz o quê? É preciso ter muito bem definida cada etapa. Desde o momento em que o cliente entra no laboratório, até o momento em que o exame é entregue.

Esse “passo a passo” garante que cada pessoa saiba o que, quando e como deve ser feito. Isso diminui a chance de erros, aumenta a agilidade e, claro, reduz o tempo de espera de um laboratório.

 

Faça automatização e reduza o tempo de espera do seu laboratório

Com o suporte de um software especializado, é possível agrupar diversas informações coletadas durante todos os processos e, assim, auxiliar o gestor na tomada de decisões, diminuindo, inclusive, o tempo de espera de um laboratório.

Um bom software de gestão ainda pode auxiliar no aumento da eficiência da equipe, melhorando o atendimento ao cliente e, claro, a lucratividade do negócio.

Se você ainda não possui este tipo de software, ou se possui algum que já não atende todas as suas necessidades, vale a pena conhecer o Sistema SCOLA. Ele permite verificar detalhadamente o tempo transcorrido entre cada etapa dos processos nas fases pré-analítica, analítica e pós analítica dos exames realizados.

Através de inúmeros critérios de seleção de características a investigar, ele permite que o gestor encontre e isole o elo mais fraco da corrente de cada um dos processos do laboratório, tomando medidas objetivas e assertivas para melhoria do processo como um todo.

Conheça um pouco mais sobre este software que pode revolucionar a gestão do seu laboratório e entre em contato com nossos especialistas para tirar suas dúvidas.

Comentários (0)

500 caracteres restantes

Cancel or